卸売業 受注業務のRPA自動化
売上拡大と半導体不足による受注業務の肥大化という課題に対し、EzAvaterを活用した受注自動化で解決。月間33時間の作業削減と顧客対応品質の向上を実現しました。
プロジェクト概要
クライアント
〇〇興産株式会社（卸売業）
プロジェクト期間
2023年度
実施場所
北九州市
プロジェクト規模
北九州市DX推進補助金（デジタル化枠）採択
チーム規模
4名
プロジェクトのハイライト
本プロジェクトの特徴と成果をご紹介します
プロジェクト目標
複数自治体での統一的なRPA導入による業務効率化
革新的アプローチ
共通テンプレート化による開発コスト削減
高い成果
業務時間50%削減、コスト30%削減を実現
継続的改善
導入後も継続的な運用サポートを提供
解決すべき課題
プロジェクト開始時に直面していた課題と背景をご紹介します
プロジェクトの背景
受配電盤副資材・設備機器を扱う同社では、製品調達ルートの拡大による新規顧客獲得が成功し売上が拡大。しかし事務スタッフ7人で行う注文受付・納期回答などの業務量が急増し、顧客対応の遅延が収益向上の障壁となっていました。人員増員も検討しましたが、少子高齢化・賃上げの流れを考慮しDXによる自動化を選択しました。
主要課題
売上急拡大による事務業務の肥大化と顧客対応遅延
売上拡大・新規顧客獲得に伴い注文受付業務が急増
半導体不足による納期回答・調達業務の複雑化
Webサイト（EDI）やPDFで届く注文を手動で販売管理システムへ転記
転記ミス・マウス誤操作による誤字脱字の発生
事務作業の増大により顧客対応に遅延が発生
課題の影響
これらの課題により、各自治体では限られた人員で増加する業務に対応する必要があり、 職員の負担増加と住民サービスの質の維持が困難な状況となっていました。 統一的で効率的なデジタル化ソリューションの導入が急務となっていました。
革新的なソリューション
課題解決のために採用した革新的なアプローチと具体的なソリューションをご紹介します
核となるソリューション
EzAvaterによるWebEDI・PDF受注業務の完全自動化
ソリューションの詳細
社内システムを開発したSEに依頼するのではなく、業務を熟知した事務スタッフ自身がEzAvaterのシナリオを作成。ノンプログラミングで直感的に操作できるため、ITスキルの高くないスタッフでも対応可能でした（社内SE支援は一部必要）。2つの受注ルート（EDI経由・PDFメール）をそれぞれ自動化し、転記作業をゼロにしました。
事務スタッフ自身がシナリオを作成（ノンプログラミング）
WebサイトEDIからのCSVダウンロード→販売管理システムへ自動転記
PDFの注文書をExcelへ自動変換→受注画面への自動転記
発注伝票の自動作成と仕入先へのFAX自動送信
処理完了後の事務担当者へのメール自動通知
ソリューションの特徴
効率性
共通テンプレート化により開発効率を大幅向上
柔軟性
各自治体の特性に応じたカスタマイズが可能
安全性
セキュリティ要件を満たした安全な運用環境
段階的な実装プロセス
リスクを最小化しながら確実に成果を積み重ねる4段階のプロセス
業務分析・自動化対象の選定
シナリオ作成・テスト（EDI受注）
シナリオ作成・テスト（PDF受注）
効果測定・補助金申請
達成した成果
プロジェクトで実現した具体的な成果と効果をご紹介します
作業時間削減
1社目 削減時間
1,600分/月 → 800分/月（約13時間削減）
2社目 削減時間
2,400分/月 → 1,200分/月（20時間削減）
合計削減時間
2社合計・月間作業時間の大幅圧縮
業務効率・品質向上
自動化達成率
7人の事務員業務の3%（約30時間）を自動化
転記ミス削減
自動処理による誤字脱字・誤操作の排除
顧客対応品質
削減時間を付加価値業務（顧客対応）へ割当
財務・補助金
DX補助金交付額
北九州産業学術推進機構・デジタル化枠採択
FAX送信自動化
仕入先への発注伝票FAX送信を完全自動化
スタッフ主導
事務スタッフ自身がシナリオ作成・運用
プロジェクトの総合評価
本プロジェクトは、複数の自治体において統一的なRPA導入を成功させ、 大幅な業務効率化とコスト削減を実現しました。 特に、共通テンプレート化によるアプローチは他の自治体でも応用可能な 革新的なソリューションとして高く評価されています。
お客様からの評価
プロジェクトに参加いただいたお客様からの貴重なご意見をご紹介します
"事務スタッフ自身がシナリオを作れるのが大きなポイントでした。SEに依頼せず、業務を一番わかっている私たちが自動化を進められたことで、現場にフィットした仕組みを作れました。削減した時間で顧客対応に集中できるようになり、サービス品質が上がっています。"
〇〇興産株式会社
事務スタッフ担当者
導入満足度
非常に満足との評価
効果実感度
明確な効果を実感
推奨度
他組織への推奨意向
採用技術スタック
プロジェクトで採用した主要技術とその活用方法をご紹介します
EzAvater
テリロジーサービスウェア製の国産RPAツール。ノンプログラミングで直感的にシナリオ作成が可能。
プロジェクトでの活用
EDI・PDF受注業務の自動転記、FAX送信、メール通知
販売大臣AX
同社が使用する販売管理システム。受注・発注・在庫管理を一元管理。
プロジェクトでの活用
EzAvaterからの自動転記先。受注・発注伝票の管理
WebサイトEDI
取引先が注文を入力するWebシステム。注文データをCSV形式でダウンロード可能。
プロジェクトでの活用
注文データのCSVダウンロード → EzAvaterが自動読取・転記
PDF編集ソフト
PDFファイルをExcelファイルに変換するソフトウェア。
プロジェクトでの活用
PDFの注文書をExcelに変換し、EzAvaterが内容を読み取り転記
システム構成
RPAツール
EzAvater
テリロジーサービスウェア製の国産RPAツール。ノンプログラミングで直感的にシナリオ作成が可能。
販売管理システム
販売大臣AX
同社が使用する販売管理システム。受注・発注・在庫管理を一元管理。
受注プラットフォーム
WebサイトEDI
取引先が注文を入力するWebシステム。注文データをCSV形式でダウンロード可能。
ファイル変換
PDF編集ソフト
PDFファイルをExcelファイルに変換するソフトウェア。